El correo electrónico es una herramienta imprescindible para mantener el contacto a través de la red con amigos, familiares y empresas de todo tipo. En este artículo te daremos algunos trucos para que tengas todos tus mensajes ordenados y puedas acceder rápidamente a la información que necesites.

Muchas veces nos olvidamos de ordenar los mensajes y cuando queremos encontrar alguno en concreto es tarea imposible. ¡Con solo invertir un poco de tiempo tendrás una optimización perfecta!

Cómo mantener limpia tu bandeja de entrada

Mantener la bandeja de entrada vacía es la forma más práctica de organizar tu correo y encontrar los mensajes que te interesan fácilmente. Los emails pendientes de ser leídos se marcarán, de forma automática, en negrita.

Analiza tus mensajes

Si tienes activadas las notificaciones de las redes sociales, algunos gestores de correo te dan la posibilidad de crear carpetas y agregar filtros para que, automáticamente, estas se guarden en dichas carpetas. Si quieres crear tus propios filtros manualmente, te explicaremos cómo más adelante.

Por otra parte, si tienes muchos correos de suscripciones a páginas de noticias o aficiones que ya no te interesan, sigue las instrucciones para darte de baja que suelen venir al final de sus envíos.

Como truco, te diremos que si buscas la palabra «unsuscribe» o «darse de baja» se desplegarán todos los mensajes que contengan esa opción en el texto.

Explora las funciones de spam

Si conoces las funciones de tu gestor de correo electrónico, tu eficiencia en el manejo de tus mensajes se elevará.

Por ejemplo, en la carpeta de «Correo no deseado» o «Spam» se incluyen, de forma automática, aquellos mensajes que tu gestor evalúa como publicidad agresiva y decide colocar ahí; más tarde, tú podrás decidir si efectivamente lo son o no.

Puedes personalizar este filtro a través de los ajustes de privacidad y seguridad de tu servidor de correo.

Trucos para mantener tu correo electrónico organizado

A continuación encontrarás una serie de recomendaciones para manejar tu correo de forma personalizada y que puedas estructurar tus mensajes a tu antojo.

Crear etiquetas y archiva tus mensajes

Los servidores de correo te ofrecen herramientas como archivar o etiquetar mensajes según su importancia.

La opción «Archivar» enviará los mensajes a una carpeta donde los puedas encontrar cuando quieras. Solo tienes que ponerte sobre el mensaje y pulsar con el botón derecho del ratón para elegir la opción.

El etiquetado de mensajes resultará muy útil para jerarquizar tus correos en diferentes carpetas temáticas creadas por ti con el nombre que quieras, como «Familia», «Trabajo», o «Noticias».

Para crear estas carpetas personalizadas marca los mensajes que quieres meter en una carpeta y pulsar en el icono «Etiquetas». Se abrirá una ventana y en el recuadro superior deberás escribir el nombre que quieras y pulsar en «Crear etiqueta».

En Gmail, por ejemplo, tienes a tu disposición una variada gama de colores para distinguir de un primer vistazo el contenido de tu bandeja de entrada; para acceder a ellos solo deberás pulsar la flecha pequeña que aparece al lado del listado de etiquetas y desplegarla para elegir un tono.

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Crear filtros de correo

Una vez hayas creado tus carpetas personalizadas, puedes aplicar reglas para filtrar los correos de forma automática.

Imagínate que cada día recibes cien emails de publicidad sobre zapatos porque te encanta revisar las nuevas tendencias. Si se almacenan directamente en la carpeta que tú decidas, sin tener que moverlos tú manualmente, podrás consultarlos cuando quieras sin necesidad de revisarlos en el mismo instante en el que te lleguen y sin perder su información camuflada entre otros correos.

La mejor opción es crear una regla a partir de una palabra. Para ello, solo deberás abrir Gmail, Hotmail o tu proveedor de servicios de correo y pulsar en la flecha hacia abajo del cuadro de búsqueda de arriba del todo. ​

En la parte inferior de la ventana de búsqueda, tendrás que pulsar sobre «Crear filtro» y escribir la palabra adecuada. En el ejemplo propuesto podría ser «zapatos», por ejemplo.

De esa forma todos los mensajes recibidos que incluyan en el título esta palabra se moverán instantáneamente a la carpeta de emails que hayas determinado sin que te salte ninguna notificación. ¡También puedes filtrar por remitentes!

Anclar correos

Si quieres darle prioridad a un mensaje porque tienes que contestar o, simplemente, porque quieras conservarlo como primero de la lista, puedes anclarlo para que permanezca siempre en la parte de arriba, destaque sobre el resto de los correos y no se extravíe entre el resto de mails recibidos.

De la misma forma, en Gmail y Hotmail solo deberás elegir el mensaje en cuestión y destacarlo como anclado desplegando el menú de opciones que se encuentra pulsando con el botón derecho del ratón y activándolo.

Como ves, la organización de los correos entrantes es fundamental. Gracias a ella tendrás el control y sabrás en cada momento dónde tienes cada mensaje, sin importar el servicio de mensajería que utilices. ¡Sigue estos consejos y utiliza tu cuenta de correo como un profesional!

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